Kontolink tilbyder en smart og effektiv løsning til håndtering af regninger fra leverandører, så du kan håndtere alle bilag i et system.
Systemet forenkler processen ved at automatisere indsamling, bogføring og afstemning med banken, hvilket sparer tid og mindsker risikoen for fejl.
Denne funktion til håndtering af leverandørfakturaer/kreditorfakturaer, kan benyttes til Uniconta og e-conomic.
Grundlæggende Funktioner:
Indsamling og godkendelse:
Bilag kan sendes ind direkte via indbygget Kontomail, eller ved at tilknytte egen e-mail. Mapper og labels i egen e-mail og dropbox kan benyttes til at markere en regning som godkendt, hvorefter den ligger klar i Kontolink, uden at man behøver at videresende.Bogføring med ét klik:
Kontolink identificere leverandør og fakturaoplysninger automatisk og kategorier/konterer baseret på tidligere fakturaer, så leverandør faktura kan bogføres med ét enkelt klik.Betaling via regnskabssystemet:
Når fakturaen er godkendt, overføres betalingsinstruktioner sammen med posteringen til regnskabssystemet.Afstemning med banken:
Kontolink kan afstemme allerede oprettede betalingsposteringer, eller det er muligt at få betaling postering oprettet automatisk med data direkte fra banken, samt et autogenereret bilag med data fra banken. Også i valuta!
Fordele ved Kontolink
- Et samlet system til håndtering af alle bilag.
- Super nemt for kunder/klienter
- Enkel og hurtig opsætning – i gang på 2 minutter.
- Fuld dokumentvisning på en almindelig skærm uden behov for at scrolle.
- Copy/paste af data direkte fra PDF.
- Korrekt udligning ved betalinger i fremmed valuta, med kursoplysninger direkte fra banken.
- Understøtter bilagsindsamling via både indbygget e-mail (Kontomail), Dropbox og almindelige e-mail indboks.
- Fritekstsøgning på tværs af alle bilag (både finans- og leverandørbilag).
- Automatisk konvertering af ren tekst e-mail regninger til PDF (Når valgt fra Kontobox).
Step-by-Step Guide: Kom i gang med Leverandørfakturaer i Kontolink
Step 1: Indsamling
Der findes forskellige muligheder for at indsamle og godkende regninger som bilag, der skal bogføres som leverandørfaktura.
Benyt den indbyggede e-mail i Kontolink (Kontomail). Hvis man sætter præfikset regning. foran den Kontomail man allerede har i Kontolink (exempel regninger.xyzfirmanavn@kontomail.com) vil bilaget automatisk bliver markeret og ligge klar under “Regninger” i Kontolink. Man kan altid se og kopiere den direkte mail ved at klikke på (i) under reginger
Brug mapper og labels i e.mail eller Dropbox til at markere bilag som godkendte leverandørfakturaer.
Det er en meget fleksibel løsning der gør det muligt at markere godkendte regninger direkte i e-mailen, samt at benytte enkle regler i e-mail systemet for at automatisere.
Når du tilføjer en e-mail som bilagskilde, kan du vælge hvilken mappe Kontolink skal hente fra, og her kan du samtidig vælge om det der ligger i mappen, skal sendes direkte ind og ligge klar som leverandørfaktura under regninger.
Læs her hvordan du kobler e-mail på som bilagskilde. https://kontolink.com/support/sadan-tilfojer-du-email-som-kilde/
Regninger som mappe:
Microsoft-mailintegration gør det også muligt at vælge en mappe til automatisk oprettelse af leverandørfakturaer.
Vælg bilag i Kontobox, som skal bogføres som leverandørfakturaer. I Kontobox kan du søge bilag på forskellige kriterier, og markere dem som “Regninger”.
Du kan eksempelvis søge efter alle bilag som ikke er brugt.
Step 2: Bogføring med Ét Klik
Når fakturaerne er indsamlet, sørger Kontolink for resten, og de vises under “Regninger” i systemet. Når Kontolink genkender leverandøren, udfyldes de nødvendige felter automatisk til bogføring af leverandørfakturaer.
- Leverandørinfo: Leverandørnummer, valuta, betalingstype og kontonummer hentes automatisk fra stamdata i regnskabssystemet.
- Data fra Bilag: Fakturanummer, dato, forfaldsdato, beløb og OCR-linje (ved FIK).
- Betalingsinformation: Oplysninger som betalingstype og -id overføres automatisk til regnskabssystemet.
- Kategori/kontoring: Forslag gives baseret på tidligere brug af leverandøren og kan fordeles på flere kategorier/konti.
Bemærk: For at sikre det bedste resultat, anbefales det at have leverandører oprettet med CVR/ORG ID i regnskabssystemet. Ved udenlandske leverandører anbefales det at indtaste et VAT/ORG ID, hvor CVR normalt indtastes.
Under opsætningen af regnskabssystemet kan du vælge, hvilken kassekladde leverandørfakturaerne skal oprettes i.
Step 3: Betaling via Regnskabssystemet
Når fakturaen godkendes i Kontolink, sendes betalingsinstruktionerne automatisk til regnskabssystemet. Her kan du vælge mellem de forskellige betalingsmuligheder, som regnskabssystemet tilbyder.
Step 4: Afstemning med Bank
Kontolink kan enten afstemme allerede oprettede betalingsposteringer i regnskabssystemet med banken, eller oprette betalingsposteringerne automatisk, med data direkte fra banken.
Det er valgfrit om man ønsker autogenereret bilag med data fra banken vedhæftet posteringen, og har man betalinger af fakturaer bogført i udenlandsk valuta, sker udligning i korrekt valuta og kurs, så både bank og leverandør stemmer.
Kom i Gang Nu
For at få adgang til Kontolink skal du kontakte vores supportteam eller en af vores sælgere.
Vi vil hjælpe jer med adgangen og prisen for denne nye smarte funktion.
- hello@kontolink.com
- 71 99 97 70
